La Diputación de Barcelona es una institución de gobierno local que impulsa el progreso y el bienestar de los ciudadanos de su ámbito territorial: la provincia de Barcelona, 311 municipios en red, la cual representa el 24% del total de la superficie de Cataluña y el 74 , 4% del total de la población catalana (más de cinco millones y medio de personas). Actúa directamente prestando servicios y, sobre todo, en cooperación con los ayuntamientos. Su departamento IT ha llevado a cabo la migración de sus puestos de trabajo a un nuevo sistema operativo y en consecuencia todo el entorno cliente.
Antecedentes
En la Diputación de Barcelona trabajan un colectivo muy diverso de profesionales: desde arquitectos, trabajadores del ámbito sanitario, administrativos, archiveros, diseñadores gráficos, técnicos GIS, etc. Y por lo tanto, cada uno de ellos con sus herramientas de trabajo específicas. Esta diversidad hizo que el proyecto de migración de los puestos de trabajo fuera complejo. El planteamiento clave era hacer una buena planificación de las tareas a realizar, conociendo perfectamente el entorno de cada uno de los usuarios e intentar, en la medida de lo posible, hacer todas las tareas pro-activas.
La solución implantada
El objetivo principal del proyecto era hacer el cambio de versión de todos los productos cliente, de la manera más eficaz posible y más transparente para el usuario, con un buen acompañamiento al cambio.
Al tratarse de un proyecto que no lo solicitaba el cliente, Meritxell Semilo, Responsable de Soporte Técnico, en la Subdirección de Planificación y Servicios TIC de la Diputación de Barcelona explica que consideraban que tenían que dar un valor añadido para que se encontrara algún aliciente al proyecto. En definitiva, se buscaba que el usuario percibiera la actuación como algo bueno para él.
Es por ello que se incluyeron otros objetivos al proyecto como asumir ciertos softwares o soluciones que de alguna manera se gestionaban hasta el momento el cliente y que eran conocedores de que los suponía una gran carga.
Sesmilo destaca que la clave fue centrarse totalmente en las personas. Tanto en el usuario final como en la gestión del equipo que iba a llevarlo a cabo. La organización del equipo humano para motivarle por el cambio focalizó en dos grandes puntos basados nos las personas: la planificación y el trabajo en equipo.
Por un lado, se planificaron muy cuidadosamente las tareas y los tiempos de ejecución, dado que los técnicos tenían que compaginar su día a día con el proyecto. No había nadie dedicado en exclusividad, así que la calidad del servicio actual no debía resentirse.
Por otra parte, la responsable de Apoyo Técnico, en la Subdirección de Planificación y Servicios TIC de la Diputación de Barcelona destaca que sólo trabajando como un equipo único transversal se podía asegurar el éxito del proyecto. A pesar de estar estructurados en unidades organizativas diferentes, se fijaron objetivos finales y todo el equipo se conoció y fue partícipe del diseño, la planificación y el seguimiento del proyecto.
Beneficios
Meritxell Sesmilo: «A veces cuando hacemos cambios tecnológicos nos centramos mucho en que todas las cuestiones técnicas estén impecables, al reducir tiempo, al hacer procesos ágiles, etc, pero a veces olvidamos que la visión del usuario puede ser muy diferente a la nuestra y hay que preguntarle que necesita realmente y que valora como positivo. »
Es por ello que en organizaciones como la Diputación de Barcelona donde el «cliente» no elige la tecnología que utiliza, es importante que los beneficios se perciban de forma positiva.
Resumen
La migración de los puestos de trabajo a un nuevo sistema operativo y en consecuencia todo el entorno cliente de la Diputación de Barcelona era un proyecto ambicioso y complejo. Focalizando el punto de atención en las personas y involucrándose en todas las partes del proceso, se logró desarrollar una migración con éxito y garantías.
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