Gràcies al gestor documental digital s’alliberen molts recursos que la societat pot invertir de forma lucrativa en altres àrees de l’organització.
Els agricultors darrere de la cooperativa catalana CADÍ estan acostumats a reinventar-se: al segle passat van canviar del cultiu de vinyes i cereals a formatges i productes làctics. Fa poc, l’organització va fer un altre canvi fonamental: avui, la majoria dels documents de l’empresa es gestionen en format electrònic.
Antecedents
Abans d’introduir el sistema de gestió documental, la majoria dels documents en CADÍ es guardaven en format paper. Més de 1.200 factures entrants i sortints, autoliquidacions, càrrecs i abonaments s’emmagatzemaven cronològicament cada mes en caixes, ocupant un espai considerable de l’oficina. A les factures es sumaven els diferents documents de qualitat, per exemple fitxes tècniques o documents relacionats amb la seguretat alimentària. Plantilles i formularis es guardaven com a documents Word, Excel o PDF en una estructura de carpetes al servidor. Els correus electrònics, en canvi, es mantenien a les safates d’entrada dels diferents empleats; alguns fins i tot van crear una altra estructura de carpetes per als seus correus electrònics.
“El fet que haguéssim de gestionar una multitud d’arxius paral·lels al mateix temps no ens ajudava a mantenir un estil de treball eficient en la nostra organització”, explica Roser Riera Cusí, responsable de TIC a CADÍ: “Si necessitàvem consultar una factura d’un client, havíem d’anar a l’arxiu, buscar la caixa del mes corresponent, treure totes les factures i passar-les una a una fins trobar el rebut amb el número corresponent. Era tan laboriós que els empleats gairebé sempre preferien tornar a imprimir la factura des del sistema ERP. Això significava que generàvem un altre duplicat de 5 pàgines, encara que només volguéssim comprovar un detall a la segona pàgina”. Un consum molt alt de paper era la conseqüència per CADÍ. Gestionar documents al servidor mitjançant una estructura de carpetes tampoc va resultar fàcil: com més documents s’acumulaven allà, menys clar era l’emmagatzematge. “En comptes d’una versió, de sobte trobàvem còpies innecessàries i desactualitzades en el mateix lloc. Ningú sabia quina versió era la bona “, se’n recorda la Roser.
Mitjançant el proveïdor informàtic que manté els sistemes d’impressió de l’empresa, Control Grup, CADÍ va arribar a conèixer DocuWare. “La senzillesa del sistema ens va agradar des del principi. Alhora ens permetia mantenir la nostra forma de treballar. D’aquesta manera, la solució ens va ajudar a digitalitzar els nostres processos, fent-los molt més eficients ” explica la Roser.
La solució implementada
Des de la implantació de DocuWare, diverses coses han canviat a l’empresa, tot i que els criteris de treball encara són els mateixos. En total s’han digitalitzat quatre àrees de l’organització: Facturació, Comptabilitat, Comercial i Qualitat.
Les factures entrants que es reben en format PDF electrònic es passen avui directament a l’arxivador digital de DocuWare, sense haver de imprimir-les com abans.
Factures sortints es generen un cop per setmana en un procés d’impressió automàtic des del ERP. DocuWare reconeix automàticament el tipus del document, separa els rebuts i detecta les paraules clau en diferents zones de la factura. D’aquesta manera la indexació i l’emmagatzematge es desenvolupen de forma totalment automàtica, sense la necessitat d’intervenció per part dels empleats. Després de l’arxivat, els usuaris poden localitzar els documents mitjançant paraules claus. L’emmagatzematge no només és molt més ràpid, sinó que l’empresa a més s’estalvia la segona impressió de les factures sortints per a l’arxiu físic.
En les autoliquidacions amb els socis de la corporativa, CADÍ encara va un pas més enllà: els documents que es generen des de l’ERP es poden enviar directament via correu electrònic als agricultors.
Aquest procés és molt més ràpid que abans, cosa que afavoreix tota l’organització.
Fins i tot plantilles i e-mails es gestionen avui de forma electrònica amb ajuda de l’arxivador central: si un empleat necessita un formulari, el troba mitjançant diferents paraules clau en DocuWare. Els correus electrònics es poden passar des d’Outlook a l’arxivador central amb tan sols un clic. DocuWare assumeix la indexació del correu electrònic mitjançant informació que es recull des de la capçalera del missatge, per exemple l’assumpte, la data o el contacte.
Els Beneficis
“Un únic lloc per trobar els documents, un únic original, i una sola versió – aquestes són les majors avantatges que ens brinda la solució de gestió documental”, resumeix Roser Riera Cusí. Per trobar documents, els empleats de CADÍ tenen a la seva disposició diferents recerques dinàmiques: “Ni el nostre sistema ERP ens facilitava tantes possibilitats. Per exemple, si volem saber en quines factures hem aplicat abonaments per a un client, només hem de fer servir la recerca basada en paraules claus o la funció de cerca de text complet que permet localitzar un document via el contingut. En qüestió de segons traiem els rebuts i documents que necessitem”.
També els empleats en la segona seu de l’empresa a Barcelona es beneficien del gestor documental. Per tal de poder planificar les properes activitats comercials de l’empresa, abans es passaven estadístiques i informes comercials tan sols una vegada al mes a la delegació a Barcelona. Avui és possible accedir via Internet a tots els documents i anàlisi de CADÍ en qualsevol moment, ja que l’arxivador en línia i segur de DocuWare està sempre disponible. D’aquesta manera, els comercials estan estalviant molt de temps i poden contestar les preguntes dels seus clients a la mateixa trucada telefònica, sense haver de demanar la informació requerida a la central de l’empresa.
La Roser està molt contenta amb el projecte: “La rapidesa amb la qual els nostres empleats recuperen documents importants avui dia és fantàstica. Si un col·lega està fora de l’oficina, un altre company pot accedir a la informació rellevant de seguida, sense haver de conèixer la manera personal d’emmagatzematge de la persona que l’ha arxivat.
Gràcies a DocuWare ens estalviem molt de temps tots els dies, que podem invertir de forma lucrativa en altres àrees de la nostra organització ”
El resum
“Gràcies al gestor documental digital tan sols gestionem un únic arxiu en la nostra organització. Aquest conté per a cada document un únic original i una única versió. En comptes de buscar, els nostres empleats troben documents importants en qüestió de segons. Els recursos que ens estalviem tots els dies es fan servir per prestar un millor servei al client i al soci, la qual cosa beneficia la nostra corporativa a nivell global”.
Roser Riera Cusí, Responsable TIC, CADÍ Societat Cooperativa Catalana
No Comments