La Diputació de Barcelona és una institució de govern local que impulsa el progrés i el benestar dels ciutadans del seu àmbit territorial: la província de Barcelona, 311 municipis en xarxa, la qual representa el 24% del total de la superfície de Catalunya i el 74,4% del total de la població catalana (més de cinc milions i mig de persones). Actua directament prestant serveis i, sobretot, en cooperació amb els ajuntaments. El seu departament IT ha dut a terme la migració dels seus llocs de treball a un nou sistema operatiu i en conseqüència tot l’entorn client.
Antecedents
A la Diputació de Barcelona hi treballen un col·lectiu molt divers de professionals: des d’arquitectes, treballadors de l´àmbit sanitari, administratius, arxivers, dissenyadors gràfics, tècnics GIS, etc. I per tant, cadascun d’ells amb les seves eines de treball específiques. Aquesta diversitat va fer que el projecte de migració dels llocs de treball fos complex. El plantejament clau era fer una bona planificació de les tasques a dur a terme, coneixent perfectament l’entorn de cadascun dels usuaris i intentar, en la mesura del possible, fer totes les tasques pro-actives.
La solució implantada
L’objectiu principal del projecte era fer el canvi de versió de tots els productes client, de la manera més eficaç possible i més transparent per l’usuari, amb un bon acompanyament al canvi.
Al tractar-se d’un projecte que no el sol·licitava el client, Meritxell Semilo, Responsable de Suport Tècnic, dins la Subdirecció de Planificació i Serveis TIC de la Diputació de Barcelona explica que consideraven que havien de donar un valor afegit per tal que es trobés algun al·licient al projecte. En definitiva, es buscava que l’usuari percebés l’actuació com quelcom bo per ell.
És per això que es van incloure altres objectius al projecte com assumir certs programaris o solucions que d’alguna manera es gestionaven fins el moment el client i que eren coneixedors que els suposava una gran càrrega.
Sesmilo destaca que la clau fou centrar-se totalment en les persones. Tant en l’usuari final com en la gestió de l’equip que anava a dur-lo a terme. L’organització de l’equip humà per tal de motivar-lo pel canvi va focalitzar-se en dos grans punts basats ens les persones: la planificació i el treball en equip.
Per una banda, es varen planificar molt acuradament les tasques i els temps d’execució, donat que els tècnics havien de compaginar el seu dia a dia amb el projecte. No hi havia ningú dedicat en exclusivitat, així que la qualitat del servei actual no havia de ressentir-se.
D’altra banda, la responsable de Suport Tècnic, dins la Subdirecció de Planificació i Serveis TIC de la Diputació de Barcelona destaca que només treballant com un equip únic transversal es podia assegurar l’èxit del projecte. Tot i estar estructurats en unitats organitzatives diferents, es van fixar objectius finals i tot l’equip es va conèixer i fou partícip del disseny, la planificació i el seguiment del projecte.
Beneficis
Meritxell Sesmilo: “A vegades quan fem canvis tecnològics ens centrem molt en que totes les qüestions tècniques estiguin impecables, en reduir temps, en fer processos àgils, etc, però a vegades oblidem que la visió de l’usuari pot ser molt diferent a la nostra i cal preguntar-li que necessita realment i que valora com a positiu.”
És per això que en organitzacions com la Diputació de Barcelona on el “client” no escull la tecnologia que utilitza, és important que els beneficis es percebin de forma positiva.
Resum
La migració dels llocs de treball a un nou sistema operatiu i en conseqüència tot l’entorn client de la Diputació de Barcelona era un projecte ambiciós i complex. Focalitzant el punt d’atenció en les persones i involucrant-les en totes les parts del procés, es va aconseguir desenvolupar una migració amb èxit i garanties.
No Comments